Avec la pandémie de covid-19 et le confinement associé, les organisations sont contraintes de trouver de nouvelles solutions pour leur team building et pour organiser des événements. Le concept de team building virtuel est de plus en plus populaire dans le milieu professionnel, et le recours aux événements professionnels virtuels devient une tendance incontournable. Dans cet article, nous examinerons les avantages que présentent les événements professionnels virtuels et les outils qui peuvent les optimiser.
D’où vient l'intérêt pour les événements professionnels virtuels ?
L'intérêt pour les événements professionnels virtuels est né de la nécessité de s'adapter à un monde en constante évolution et aux changements apportés par la pandémie mondiale. Les événements virtuels permettent aux entreprises de poursuivre leurs activités et leurs initiatives de manière sûre et efficace tout en réduisant les coûts liés aux déplacements et à la logistique. En outre, les événements professionnels virtuels offrent une plus grande accessibilité à un public plus large, qui peut participer de n'importe où dans le monde avec une simple connexion internet.
Impact de la pandémie de covid-19
Avec des restrictions aux déplacements dans la plupart des pays, les événements de type conventionnel ne sont plus possibles du fait des restrictions prises pour freiner la pandémie. Ceci a poussé les organisations à trouver d'autres moyens pour maintenir la cohésion et stimuler leurs activités, sans recourir à des formes d'événements traditionnels. La solution à ce challenge est donc intervenue sous la forme des événements virtuels.
Atouts des événements virtuels selon les experts
Les experts en événements et les organisateurs de convention témoignent des avantages multiples procurés par les événements virtuels en période de pandémie. Notamment, ils citent le fait que la dématérialisation des événements permet la tenue des conférences et des activités d'équipe à distance. Le caractère virtuel et numérique des événements offre une flexibilité et une réactivité quant à la tenue et l'organisation des événements et des salles de conférence. La dématérialisation se traduit également par des réductions d'effectifs et contribue à réduire les coûts pour l'organisation. De plus, l'utilisation de plateformes technologiques de type « Webinar » ou « Chat » ouvre diverses possibilités pour l'animation et le rendu ludique des événements.
Principaux objectifs des événements professionnels virtuels
L'intérêt pour les événements professionnels virtuels a augmenté ces dernières années en raison des avantages qu'ils offrent. Les événements virtuels permettent d'organiser des événements de qualité à moindre coût, réduisent les dépenses liées aux voyages et à l'hébergement, permettent d'atteindre un public plus large et éliminent les restrictions géographiques.
Comment organiser un événement virtuel efficace ?
Organiser un événement virtuel réussi repose sur un certain nombre d’éléments. Tout d'abord, choisissez le bon format selon le type d'événement que vous visez : webinaire, séminaire, chat ou visioconférence peuvent être des outils efficaces. Ensuite, définissez clairement le contenu et le type de participants de l'événement. Veillez à bien définir un budget et un calendrier adéquat à votre événement, et choisissez des outils qui s'adaptent à vos besoins, aussi en ce qui concerne la sécurité des données. Pour parvenir à un résultat optimal, des experts en stratégie et en design peuvent être utiles pour produire du contenu innovant et intéressant.
Outils de communication innovants
Un certain nombre d'outils technologiques peuvent être utilisés pour donner vie aux événements virtuels. Par exemple, pour des événements en ligne conçus pour dynamiser et favoriser l’interaction entre les participants, des plates-formes telles que :
- Twitch
- Slido
- Hangouts
- Zoom
- Discourse
Ou encore des sites web ou des applications mobiles dédiées sont très utiles pour enregistrer l’événement et le partager. Les participants peuvent aussi se connecter à l'événement à la fois depuis leur ordinateur et leur smartphone. Les réponses aux commentaires et questions peuvent être automatisées et la gestion des événements facilitée à l'aide des solutions proposées.
Solutions pour animer et optimiser les événements
Les événements professionnels virtuels peuvent être amenés à durer longuement. Afin de maintenir l'intérêt et l'engagement des participants, un bon plan de communication est donc essentiel. Une variété de contenus et de supports doivent être prévus et les matériels choisis doivent être accessibles sur diverses plateformes : vidéo, audio, diaporamas, etc. Outre l'utilisation des outils technologiques et des outils collaboratifs pour la diffusion des contenus, les organisateurs peuvent aussi compter sur des jeux en ligne, des sondages, des quiz, etc. pour la dynamisation de l'événement.
Quelle place pour les événements professionnels dans le futur ?
Bien que les événements virtuels aient connu une forte croissance ces dernières années, l'avenir des événements professionnels est susceptible de se diriger vers une combinaison d'événements en personne et virtuels, offrant une expérience hybride qui répond aux besoins de différents publics. Les technologies émergentes telles que la réalité augmentée et virtuelle, les chatbots et l'intelligence artificielle devraient également être utilisées pour améliorer les expériences des événements professionnels dans le futur.
Opportunités et défis pour les professionnels de l'événementiel
Les professionnels de l'événementiel font face à des opportunités et des défis dans un environnement en constante évolution. La demande pour des événements créatifs et innovants ne cesse de croître, ce qui offre de nombreuses opportunités pour les organisateurs d'événements qui peuvent se démarquer en proposant des expériences uniques et mémorables.