Organiser un événement se compose de nombreuses étapes. Quel que soit le type d'événement à organiser, la collaboration avec un prestataire événementiel est fréquemment nécessaire. Que ce soit pour un jubilé, une réunion d'affaires, un enterrement de vie de garçon, un festival, une conférence ou encore des événements culinaires, bien choisir son prestataire est l'étape la plus importante pour assurer le succès de l'événement. Voici quelques conseils pour bien choisir un prestataire évènementiel.
Différents types de prestataires évènementiels
Bien qu'il existe des prestataires qui s'occupent d'une variété d'événements, il est souvent plus judicieux de préférer des organisateurs d'événements disposant d’un vaste réseau de fournisseurs et de services dans le domaine concerné. Ces prestataires sont en mesure de gérer, avec la plus grande efficacité, tous les aspects de la préparation et du déroulement de l’évènement. En fonction du type d'évènement à organiser, vous pouvez trouver des prestataires spécialisés offrant un panel de services adaptés à votre projet, et ce, quel que soit l'objectif ou le lieu de l’évènement.
Recours aux prestataires événementiels : comprendre les besoins
Au préalable, il est primordial de bien identifier vos principaux besoins et d'en faire part à votre prestataire évènementiel. L'organisateur gère les équipements et le personnel nécessaires à l'évènement et propose des solutions, si besoin. Dès cette étape, le prestataire doit être en mesure de comprendre les attentes et objectifs, et ce, même si vous n'avez qu'une idée générale du projet à venir. Soyez le plus précis et clair possible. Ce descriptif permettra au mieux de définir une stratégie et de limiter les frais.
Déterminer l'orientation de l'évènement
Une fois les principaux besoins identifiés, il est conseillé de déterminer le thème ou l'orientation de l’évènement. Par exemple, pour un mariage, le cadre ou le style de l'évènement influencera le choix de prestataires en matière de décoration, de divertissement, de nourriture/boissons, etc. Une fois que le thème est défini, pensez à présenter vos besoins aux différents prestataires. Ainsi, les professionnels pourront vous proposer des solutions adaptées à l'orientation de votre évènement.
Comment bien choisir un prestataire évènementiel ?
De nombreux facteurs sont à prendre en compte pour choisir un organisateur d'événements. La réputation et le taux de satisfaction des clients sont des critères clés et à ne surtout pas négliger. De même, il est important d’identifier les références et d’évaluer l’expérience du prestataire.
Identifier les références et évaluer l’expérience du prestataire
Prendre contact avec des clients précédents est un bon moyen pour vous faire une idée du professionnalisme du prestataire et de ses prestations. De plus, associez-vous à un prestataire qui possède des années d'expérience dans le domaine de l’évènementiel et qui comprend bien le concept/l'enjeu de l'événement que vous voulez organiser. Votre prestataire doit être en mesure de s'adapter aux circonstances et de résoudre les problèmes liés à l'évènement, de manière efficace, à tout moment.
Analyser les offres et comparer les tarifs
En comparant les offres et en exigeant des devis des prestataires, vous pouvez obtenir des tarifs très avantageux et affecter votre budget à d'autres choses. Assurez-vous de lire attentivement et de bien comprendre les contrats et leurs termes. Veillez à ce que toutes les clauses essentielles soient incluses dans le contrat et assurez-vous de connaitre les modalités d'annulation et les tarifs appliqués par le prestataire en cas d'annulation.
Vérifier que les prestataires sont bien adaptés à votre évènement
Avant de prendre une décision, veillez à ce que les services proposés par le prestataire correspondent bien à vos besoins et à votre budget. Prenez le temps de parcourir les avis que les clients ont donnés aux prestataires. Vous pouvez également consulter leurs images et vidéos de présentation. Par ailleurs, n'omettez pas de faire des visites sur place. Une visite s'avère nécessaire pour se faire une bonne idée du travail du prestataire et pour constater si le lieu est adapté à l’évènement.
Quelques astuces pour la collaboration avec votre prestataire évènementiel
Une fois le prestataire de service évènementiel choisi, il est important de bien communiquer en amont et pendant l'événement. Une distinction claire des responsabilités, à la fois pour le prestataire et à vous-même, est primordiale pour éviter une mauvaise interprétation ou communication. N’hésitez pas à questionner le prestataire concernant ses tarifs et sa disponibilité durant le déroulement de l’évènement. Il est recommandé d’être flexible sur les délais et réactif si des changements surviennent. Vous pouvez même établir un plan de contingence, au cas où le prestataire suspend son service, afin de s'assurer que l'événement se déroule normalement.